Совсем недавно я писал про то, что у нас уволился ценный сотрудник и как с этим быть. Так вот тут ключевое действие – наличие готовых и правильных регламентов. В принципе сегодня почти весь день был посвящен этому. Начали с самого больного отдела – это сервис и логистика. Тут у нас каша и происходит всякая неразбериха между сотрудниками. Были несколько попыток разобраться самим, постоянные общения с менеджерами, смена руководителя, но все никак. Даже обязанности попробовали заново перераспределить, но увы. Видимо без структуры никак.
Попросили каждого менеджера написать, чем они занимаются и что входит в их полномочия. Исходя из этого составили структуру деятельности их отдела, разделили полномочия Чебоксарского и Московского офиса. Тут уже все встало на свои места. Мы видим, кто чем занимается. Но цель регламента еще не достигнута. Начали процесс расщепления каждой обязанности до мельчайших деталей, чтобы уж совсем глупый человек самостоятельно разобрался, что от него требуется и как это делать. Для этого начали записывать видео инструкции, создавать примеры бланков и отчетов.
В идеале новый человек должен войти в должность за 1-2 дня. При этом никого, не беспокоя стандартными вопросами. А то сейчас только через 2-4 недели сотрудник полностью осваивается. Мало того, что он свое время тратит, но еще и других людей, которые ему помогают. В этом режиме КПД сильно снижается. Регламент способен очень сильно увеличить эффективность в компании. Его должны писать сами сотрудники, т.к. они будут следовать им. Руководитель лишь направляет их и выстраивает структуру.
Этот документ будет дополняться всегда новыми пунктами. Все вопросы у сотрудников должны проходить через регламент. Если ответ имеется уже там, а менеджер не стал его искать в документе, то это минус для него. В противном случае, мы полностью помогаем ему разобраться с вопросом и добавляем алгоритмы действия в текущий регламент. Тем самым происходит постоянная доработка и актуальность документа. Уверен, что через 2-3 месяца многие просто не смогут работать без регламентов.
На этом фоне запустили процесс написания регламентов в бухгалтерии и в отделе продаж второго направления. У всех сначала возникает вопрос «зачем», пытаются найти скрытую угрозу (а вдруг хотят их уволить). Но после детального разбора и пояснений все соглашаются с необходимостью. Я не могу сказать, каков конкретный результат мы получим в конце. Однозначно известно одно: от этого хуже точно не станет.
