Вытягивание – это процесс, направленный на устранение запасов. Для вытягивания характерен принцип «точно, вовремя» (например, в определенное время получение нужного количества деталей, необходимых для производства).
Что касается бизнеса, то процесс вытягивания можно рассмотреть на примере работы бухгалтерии. Данный отдел занимается документацией: распечатывает ее, отправляет клиентам. Для своей деятельности сотрудники используют бумагу, канцтовары, принтер и т. д. Если не будет хотя бы одного компонента, необходимого для полноценной работы отдела (вплоть до краски в принтере), процесс прервется. Это говорит о том, что запасы необходимо пополнять.
Ресурсы пополняются методом вытягивания откуда-то извне (доставка поставщиком). Если речь идет, например, о краске в принтере, то сотрудник, ответственный за бесперебойную работу техники, следит за ее постоянным наличием. Система «точно, вовремя» заключается в том, что потребитель получает нужные ему материалы именно тогда, когда это потребуется. В противном случае возникнет простой, влекущий финансовые потери.
В идеале запасов быть не должно. Но в жизни складывается так, что минимальный запас все же необходим (не более чем на 3–4 дня). Поэтому нужно знать заранее, какие ресурсы являются важными. Например, в отделе продаж должна быть обеспечена работа телефонии, программ, мессенджеров, электронной почты и т. д. При выходе из строя любого компонента деятельность будет нарушена, сотрудники не смогут оказывать ценностные действия для клиента.
Поэтому создавайте небольшой запас материалов, которые легко можно восполнить при достижении минимума. Для колцентра, как минимум иметь в запасе несколько рабочих компьютеров и наушников. Для бухгалтерии – заправленные картриджи и запасной принтер. В каждом бизнес-процессе найдутся такие элементы. Но еще важнее организовать эффективное пополнение при достижении минимума.
Данная концепция строится не только на принципе «точно, вовремя», но еще и на принципе организации. Заключается он в следующем: назначается сотрудник, отвечающий за наличие запасов, фиксирующий их выдачу. Если отделов несколько, информация из всех подразделений стекается к данному специалисту. Также он определяет критичную точку, по достижении которой ресурсы должны быть восполнены.
Все запасы хранятся в месте, доступном только для ответственного сотрудника. Он ведет учет – сколько, кому, что выдано.
Канбан имеет несколько значений (знак, карточка), но в целом подразумевает какой-то сигнал. Например, сигнал о том, что пришло время пополнять запасы. Карточки, в которых указывается количество остатка по каждой позиции, хранятся также у упомянутого выше специалиста. Он раскладывает их по удобному принципу – в отдельные папки, кармашки (чего не хватает, а что, наоборот, есть в избытке), разрабатывает графики пополнения.
Даже при хорошо отлаженной работе не исключены форс-мажорные обстоятельства. Поэтому важно заранее продумать рабочую схему, на которую хотя бы временно можно было переключиться, если внезапно из цепочки выпадет одно из звеньев (запас). Система должна работать бесперебойно, но не всегда удается идеально состыковать все операции, для этого и применяется простой, но эффективный способ для устранения потерь, а именно концепция канбан.
