Штатное расписание – это основной документ, по которому должен работать HR. Он должен быть актуальным. Что это значит? В некоторых компаниях собственники трудоустраивают своих близких друзей, жен/мужей, детей, родителей и т.п. Они никакую полезную работу для компании не делают, а в официальных документах по трудоустройству числятся. По-другому их можно назвать «мнимыми». В актуальное штатное расписание таких не надо включать.
Иначе HR специалист начнет при увольнении мнимых искать новых людей. Стоит выявить отдельно мнимых и знать, что они есть. Актуальное штатное расписание должен состоять только из текущих действующих сотрудников. Там же выявляется неукомплектованность отделов. Следует настроить систему оповещений для HR специалиста так, чтобы при увольнении сотрудника, HR должен об этом знать одним из первых. Тогда он сразу приступит к поиску другого человека.
Иначе HR просто будет ждать, когда ему напишут или скажут, что нужно искать нового сотрудника. А вдруг руководитель отдела или собственник забудут или поздно будут говорить об этом в силу высокой занятости. Может возникнуть брак. Если завязать систему оповещений об увольнении сотрудника сразу на HR, то вероятность долгого поиска или забывчивости сильно уменьшиться. Ответственность уже полностью на HR ложится.
Еще штатное расписание должно быть консолидированным в зависимости от направлений бизнесов и работающих юрлиц в них. Тогда HR сразу будет понимать, в какое юрлицо нужно оформлять нового сотрудника. Иначе она спрашивала бы дополнительно об этом руководителя и у бухгалтерии. Зачем создавать лишнюю работу, когда все это можно заранее сократить и максимально ответственность оставить на HR.
Я бы рекомендовал HR специалисту каждый месяц сверять комплектованность отделов по сотрудникам. Если идет расширение или сокращение отдела, то в первую очередь оповещать об этом HR. Если внедрить выше названные правила, то в компании всегда быстро будут закрываться вакансии. Это прямая ответственность HR специалиста. Если реализуете у себя такое, то Вы приятно будете удивлены)) А пока желаю Вам отличного дня и пусть у Вас все будет хорошо!
